Заблаговременное планирование и выполнение дел

Заблаговременное планирование и выполнение дел – выстраивание схемы выполнения дел с учетом времени, которое потребуется для реализации задуманного, и его воплощение.

Актуальность

Согласно Матрице Эйзехауэра и здравого смысла, который ей не противоречит, прежде всего, мы беремся за выполнение срочных дел. В условиях, когда поджимают сроки и «светят» неблагоприятные последствия в виде штрафа за просрочку платежа, нагоняя от шефа, проблем со здоровьем все мы мобилизуем силы и с энтузиазмом беремся на дела. Однако эксперт по тайм-менеджменту и успеху Стивен Кови считает, что в таком подходе кроется главная проблема нашего неуспеха в жизни. Дело в том, что мы «запускаем» дела – игнорируем их, пока они не станут срочными. Если это связано с работой, то нам грозят постоянные авралы и стрессы. Если речь идет о здоровье, то мы обращаемся к врачу только когда нас начинают беспокоить нешуточные симптомы и боли (а не при первых признаках недомогания). Мы с вниманием относимся к чувствам наших близких, только когда близкий человек поднимает вопрос о разрыве, потому что мы длительное время не учитывали ее/его потребностей в выражении чувств или другом вопросе.

Кови убежден, что первостепенное внимание нужно уделять важным вещам, и делать это вовремя, не дожидаясь, пока они станут срочными. Иными словами, на первый план выходит заблаговременное выполнение дел.

Преимущества

Преимущества заблаговременного планирования и выполнения дел очевидны:

студент, который начинает готовиться к экзаменам заранее, запомнит материал лучше и надолго, чем тот, кто пытается за три дня заучить учебник;
если ежедневно мыть кухонную плиту сразу после приготовления пищи, вам не придется в выходной уделять ей два-три часа;
если вносить данные в отчет постепенно, не будет нужды тратить на его заполнение несколько часов;
если вовремя заплатить за домашний телефон, то не придется после его отключения ехать в соответствующую инстанцию, писать заявление и платить штраф;
если проходить профилактические просмотры, практически любая болезнь будет выявлена на ранней стадии, а значит, лечение будет более легким и займет меньше времени.

Философия, психология и «механика» заблаговременного планирования и выполнения дел

Как обеспечить заблаговременное планирование и выполнение дел?

Те, у кого есть привычка регулярно составлять план дел, знают ответ на этот вопрос. Чтобы ничего не забывать, нужно это записывать. Чтобы не пропустить дату, лучше пользоваться ежедневником с датами и заблаговременно вносить туда все важные дела.
Следует планировать все без исключения сферы жизни – начиная от работы и заканчивая чтением книг, не нужно пренебрегать ни планами встреч с друзьями, ни планами ежедневно выполнять зарядку. Без плана обо всем этом можно легко забыть. Информация легко выветривается из головы.
Нужно, в конце концов, осознать, как выгодно для вас заблаговременное планирование и выполнение дел. Во-первых, вы имеете возможность выделить в своем график требуемое время для важного дела. Планирование помогает не только помнить об этом деле, но и обеспечить для его выполнения все необходимое. Это касается как работы, так и отдыха. Если речь идет о работе, выполнении конкретного ее куска, к примеру, в четверг, вы можете на протяжении нескольких предшествующих дней собирать необходимую информацию в отдельную папку. Когда наступит запланированное время, вы просто откроете ее и проанализируете. Это потребует от вас минимальных усилий, ведь все данные уже собраны. Другой пример - из домашней жизни. От скольких забот освобождают себя люди, которые заранее покупают продукты к новогоднему столу. Им не приходится выстаивать очереди или метаться из магазина в магазин в поисках необходимого продукта. Продукты давно лежат в холодильнике, остается докупить то немногое, что должно быть исключительно свежим. Заботы становятся минимальными.

Что еще нужно

Очень важно реалистично оценивать длительность выполнения дела. Также не помешает разработать «План Б» или дополнительный интервал времени, который можно использовать, если что-то пойдет не так.
Предусматривайте паузы между делами. Вы их можете использовать, если дело займет больше времени, чем предполагалось изначально. Также они незаменимы при выполнении непредвиденных дел.
Просите, чтобы близкие, подчиненные, коллеги заранее информировали вас обо всем. Например, если муж пригласил в гости сослуживцев, жена должна узнать об этом не накануне их прихода, а раньше. Если жена собирается за покупками и хочет, чтобы муж отвез ее в несколько торговых центров, ей тоже лучше заранее его предупредить, чтобы свои дела он запланировал раньше или позже. Словом, нужно постоянно поддерживать диалог с близкими с тем, чтобы вовремя корректировать и выполнять свои планы.

Ссылки