Парадоксальные правила тайм-менеджмента

Фото: Laurentiu Iordache/Rusmediabank.ru

Парадоксальные правила тайм-менеджмента – принципы управления временем, которым не всегда стоит следовать буквально.

Тайм-менеджмент – весьма неоднозначный инструмент управления временем и собственной эффективностью. И вот почему.

Правила, которые прекрасно работают для одних людей, для других – просто убийца эффективности. Например, одни люди не могут приступить к делу, пока у них не составлен детальный план. Когда есть план, им вообще живется гораздо проще. Знай себе – выполняй пункты для плана. Для других же людей – такая жизнь самое настоящее наказание. Организм протестует и хочется начать с чего угодно, но с того, что план предлагает сделать прямо сейчас. Поэтому инструменты тайм-менеджмента нужно использовать очень индивидуально. Кто-то берет на вооружение точный счет, а кто-то – гибкий списки, в которых можно действовать более-менее свободно.

Идею с ведением списком в целом можно назвать довольно неплохой. Списки позволяют ничего не упустить из виду. Они подскажут, что нужно сделать в каждой из областей, ничего не забыть, никого не подвести. Однако со списками связано и множество самых разных проблем.

Во-первых, списки удручают. Своей длинной, растущим количеством дел. В противовес спискам даже появилась концепция Agile Results, которая предлагает составлять список на день, неделю и месяц всего из 3 дел. To-do-lists настолько демотивируют некоторых людей, что специалисты по эффективности предложили выбросить их и просто поставить себе три задачи на день. Очевидно, что эти дела будут самыми важными и определяющими эффективность. И три дела вряд ли испортят вам настроение так, как двадцать пять дел.

Самым эффективным выглядит план, в котором не просто прописаны дела, но и указана привязка ко времени. Например, с 8.00 до 10.00 вы занимаетесь одним проектом, с 10.00 до 11.00 вторым, а потом с 11.00 до 12.00 -третьим. И все бы хорошо, если бы никто вас не отвлек, не возникла срочная задача, не появились изменения. В результате весь план рушится, и человек испытывает разочарование. Планировать по времени хорошо, если отвечаешь только сам за себя, да и то можешь неправильно рассчитать время, за которое рассчитываешь выполнить какое-то задание. Конечно, все это не означает, что не нужно пытаться ограничивать задания временем. Бесспорно, нужно, но при этом также неплохо:

• делать дела заранее – на случай, если плановому выполнению помешают другие дела;
• не планировать работу над серьезными проектами слишком плотно, в противном случае задержка в 30-40 минут может серьезно отразиться на планировании;
• пытаться справиться с задачей быстрее за счет максимальной концентрации на выполнении дела, ведь вас в любой момент могут прервать и попросить заняться другим вопросом и т.д.
• всегда иметь план Б, то есть возможность перестроиться и при этом все равно не сорвать сроки сдачи проекта.

Человек далек от робототехники, и поэтому в некоторых случаях стремление следовать плану может быть нецелесообразным. Что это за случаи? Например, в моменты прихода музы и вдохновения. Допустим, у художника по плану стоит изучение тематики галерей для последующего контактирования с ними. Однако неожиданно художника посещает муза. Было бы глупо продолжать заниматься галереями по плану в такой момент. Разумнее все бросить и бежать рисовать, ведь вдохновение посещает далеко не всегда. Это случаи невероятной продуктивности, фонтанирования оригинальных идей, точное знание, как их воплотить. Так что иногда следовать планам – еще и глупо, ведь можно упустить важный ресурс.

И еще немного об индивидуальных особенностях восприятия планов и времени. Некоторые люди считают полезным по пунктам расписать любое дело. Дескать, так можно придерживаться стройной схемы и вычеркивать. Но есть те, кому проще без такой скучной схемы. Им проще сосредоточиться и быстро что-то выполнить, чем вначале составлять список из последовательных действий.

Во многих статьях по тайм-менеджменту можно прочитать рекомендацию дать себе время включиться в работу. Однако, с другой стороны, это и есть та самая прокрастинация, которой следует избегать. Так что некоторым лучше приступить к работе как только сели за офисный стол, а то и раньше – еще по пути на работу ознакомиться с ТЗ и начать его обдумывать, чем давать себе время на раскачку.

Так что тайм-менеджмент неплох, если применять его осознанно, а не «слепо». Прислушивайтесь к себе, своим особенностям, но не идите у себя на поводу.

• Тайм-менеджмент для женщин, женская социальная сеть myJulia.ru