Порядок в бумагах

Порядок в документах – это упорядоченность всех документов и другой нужной информации, хранение копий и данных в альтернативных местах и на альтернативных носителях с целью ускорения их поиска и упрощения воссоздания данных в случае их утери.

Почему так необходимо держать все документы и другие нужные данные в порядке, а также вооружиться копиями всех документов?

• Во-первых, это упрощает их использование. Например, при необходимости вы быстро предоставите работникам энергосбыта платежку за электроэнергию, в считанные минуты найдете телефон директора школы, где учится ваш ребенок, в одно мгновенье уточните, сколько денег находится на вашем банковском счету.

• Во-вторых, в случае утери или пропажи данных вы легко их восстановите. В жизни случается всякое – украли мобильник со всеми контактами, потеряли папку с банковскими документами. Хранение информации на альтернативных носителях и одновременно в нескольких местах позволит вам быстро восстановить необходимую информацию.

• В-третьих, вы избавите своих родственников от стресса и ненужных хлопот. В случае вашего отсутствия (например, улетели на отдых, попали в тюрьму или ДТП) ваши близкие родственники смогут воспользоваться вашей «базой данных».

• Две папки, в которых будет легко пролистывать документы, и дырокол для подшивки копий (как вариант – папка с файлами). Папки должно быть две – одну вы оставляете дома и храните в ней оригиналы документов. В другую складываете копии и храните в безопасном месте (например, в банковской ячейке).

• Компьютер с ксероксом и принтером – для распечатки списков и копий. В качестве экономии можно вместо ксерокса воспользоваться цифровым фотоаппаратом, а копии распечатать на работе.

• Время, чтобы привести все ваши бумаги в порядок. Не думайте, что вы справитесь за час или два.

Начнем с того, что у вас должна быть базовая информация о каждом члене вашей семьи. Что она включает в себя?

Личная информация. Полное ФИО на кириллице и латинице, дата рождения, данные паспортов.

Домашние и рабочие адреса, номера телефонов, e-mail. Все адреса и номера телефонов должны быть у вас не только в компьютере и мобильном телефоне, но и в бумажном виде. Что касается детей, то здесь потребуется в том числе буква класса (чтобы вы не спутали «Б» и «В», тем более, что буквы имеют свойство периодически меняться), номера телефонов школы, ФИО и номера телефонов директора и классного руководителя.

Список диагнозов и лекарств. У вас должен быть список заболеваний ваших близких родственников, а также лекарственных препаратов, которые они употребляют и в каких дозах. Факты о наличии аллергии, группа крови также будут нелишними. Позаботьтесь о том, чтобы у вас были данные и контакты каждого доктора, к которому вы и ваши близкие регулярно обращаетесь.

Также запишите данные и номера свидетельств о рождении, решения о расторжения брака, документов, связанных со службой в армии и т.д. Не поленитесь сделать копии всех этих документов.

Составьте список всех объектов недвижимости, а также движимого имущества, которым владеет ваша семья. Прежде всего, учтите дома, квартиры, земельные участки, гараж и т.д.), а также автомобиль (автомобили).

Следующий список посвятите более мелкому имуществу. Эти списки, прежде всего, необходимы для оценки нанесенного ущерба (например, если ваш дом или квартиру обворуют). Запишите всю бытовую технику, драгоценности, другие ценные вещи. Везде, где это возможно, пометьте также идентификационные номера. Напротив крупных вещей запишите место и дату покупки, стоимость, гарантийный срок.

Партнерство, акции. Обозначьте информацию по наличию акций, различных видов партнерства, в которых ваша семья имеет долю. Запишите данные контактных лиц.

Копии завещания, доверенности. Копии всех этих документов могут быть чрезвычайно полезны. Не поленитесь сделать их.

Несмотря на то, что страхование по-прежнему не очень распространено в России, наверняка, по некоторым видам вы все же застрахованы. Например, обязательное страхование гражданской ответственности владельца транспортного средства. Более продвинутые наши соотечественники имеют и другие виды полисов, застраховав имущество, гражданскую ответственность владельца жилого помещения (риски, которым вы подвергаете соседей – например, затопление), оформив медицинскую страховку, а также застраховав ипотечное имущество (обязательная страховка, которую оформляет для вас банк, выдающий ипотеку).

Для каждого такого полиса составьте список, который будет включать тип страховки, номер, дату составления полиса, название страховщика, контакты страхового агента. Также у вас должны быть данные относительно суммы страховки и краткое описание каждого полиса.

Что касается банковских счетов, то здесь потребуется, прежде всего, список всех ваших счетов. Для каждого счета необходимо указать название банка, номер и адрес отделения, где был открыт счет. Если это совместный счет с вашим супругом/супругом, укажите это. Потребуются также номера счетов.

Составьте перечень своих кредитов, их сумм и размеров ежемесячных платежей, а также долгов (если таковые имеются). Если вы сами давали в долг деньги, также запишите даты, суммы, приложите расписку (если взяли таковую).

Составьте список всех служб и специалистов, к которым вы регулярно обращаетесь: диспетчерской ЖЭС, энергосбыта, газовой службы, химчистки, няни/репетитора вашего ребенка, компьютерщика, швеи, такси и т.д.

Если у вас есть поверенный в делах, адвокат, либо просто знакомый юрист, к которому вы обращаетесь по различным юридическим вопросам, также запишите его данные и контактные телефоны.

Не будет лишним записать логины и пароли интернет-ресурсов, на которых вы зарегистрированы. Ведь большинство людей не в состоянии запомнить десятки паролей от ресурсов, которыми они пользуются, а также логины, под которыми они зарегистрировались на различных сайтах.

Каждые полгода обновляйте список по пунктам, где произошли изменения. Компьютерное оформление поможет максимально упростить эту процедуру. Вам потребуется просто внести необходимые изменения, заново распечатать и заменить списки. Если есть возможность, делайте это чаще двух раз в год, а также в случае существенных изменений.

Вы сами увидите, насколько спокойнее вы будете себя чувствовать после того, как приведете документы в порядок. Мало ли что может случиться в жизни – утеря бумаг, пожар, развод, смерть… Порядок в документах убережет вас от дополнительных стрессов.