Заблаговременное планирование и выполнение дел

Согласно Матрице Эйзехауэра и здравого смысла, который ей не противоречит, прежде всего, мы беремся за выполнение срочных дел. В условиях, когда поджимают сроки и «светят» неблагоприятные последствия в виде штрафа за просрочку платежа, нагоняя от шефа, проблем со здоровьем все мы мобилизуем силы и с энтузиазмом беремся на дела. Однако эксперт по тайм-менеджменту и успеху Стивен Кови считает, что в таком подходе кроется главная проблема нашего неуспеха в жизни. Дело в том, что мы «запускаем» дела – игнорируем их, пока они не станут срочными. Если это связано с работой, то нам грозят постоянные авралы и стрессы. Если речь идет о здоровье, то мы обращаемся к врачу только когда нас начинают беспокоить нешуточные симптомы и боли (а не при первых признаках недомогания). Мы с вниманием относимся к чувствам наших близких, только когда близкий человек поднимает вопрос о разрыве, потому что мы длительное время не учитывали ее/его потребностей в выражении чувств или другом вопросе.

Кови убежден, что первостепенное внимание нужно уделять важным вещам, и делать это вовремя, не дожидаясь, пока они станут срочными. Иными словами, на первый план выходит заблаговременное выполнение дел.

Преимущества заблаговременного планирования и выполнения дел очевидны:

• студент, который начинает готовиться к экзаменам заранее, запомнит материал лучше и надолго, чем тот, кто пытается за три дня заучить учебник;
• если ежедневно мыть кухонную плиту сразу после приготовления пищи, вам не придется в выходной уделять ей два-три часа;
• если вносить данные в отчет постепенно, не будет нужды тратить на его заполнение несколько часов;
• если вовремя заплатить за домашний телефон, то не придется после его отключения ехать в соответствующую инстанцию, писать заявление и платить штраф;
• если проходить профилактические просмотры, практически любая болезнь будет выявлена на ранней стадии, а значит, лечение будет более легким и займет меньше времени.

Философия, психология и «механика» заблаговременного планирования и выполнения дел

• Те, у кого есть привычка регулярно составлять план дел, знают ответ на этот вопрос. Чтобы ничего не забывать, нужно это записывать. Чтобы не пропустить дату, лучше пользоваться ежедневником с датами и заблаговременно вносить туда все важные дела.
• Следует планировать все без исключения сферы жизни – начиная от работы и заканчивая чтением книг, не нужно пренебрегать ни планами встреч с друзьями, ни планами ежедневно выполнять зарядку. Без плана обо всем этом можно легко забыть. Информация легко выветривается из головы.
• Нужно, в конце концов, осознать, как выгодно для вас заблаговременное планирование и выполнение дел. Во-первых, вы имеете возможность выделить в своем график требуемое время для важного дела. Планирование помогает не только помнить об этом деле, но и обеспечить для его выполнения все необходимое. Это касается как работы, так и отдыха. Если речь идет о работе, выполнении конкретного ее куска, к примеру, в четверг, вы можете на протяжении нескольких предшествующих дней собирать необходимую информацию в отдельную папку. Когда наступит запланированное время, вы просто откроете ее и проанализируете. Это потребует от вас минимальных усилий, ведь все данные уже собраны. Другой пример - из домашней жизни. От скольких забот освобождают себя люди, которые заранее покупают продукты к новогоднему столу. Им не приходится выстаивать очереди или метаться из магазина в магазин в поисках необходимого продукта. Продукты давно лежат в холодильнике, остается докупить то немногое, что должно быть исключительно свежим. Заботы становятся минимальными.

• Очень важно реалистично оценивать длительность выполнения дела. Также не помешает разработать «План Б» или дополнительный интервал времени, который можно использовать, если что-то пойдет не так.
• Предусматривайте паузы между делами. Вы их можете использовать, если дело займет больше времени, чем предполагалось изначально. Также они незаменимы при выполнении непредвиденных дел.
• Просите, чтобы близкие, подчиненные, коллеги заранее информировали вас обо всем. Например, если муж пригласил в гости сослуживцев, жена должна узнать об этом не накануне их прихода, а раньше. Если жена собирается за покупками и хочет, чтобы муж отвез ее в несколько торговых центров, ей тоже лучше заранее его предупредить, чтобы свои дела он запланировал раньше или позже. Словом, нужно постоянно поддерживать диалог с близкими с тем, чтобы вовремя корректировать и выполнять свои планы.

• Генеральный план достижения целей, женская социальная сеть myJulia.ru
• 20 лучших книг по саморазвитию, социальная сеть для худеющих Diets.ru