Электронная деловая переписка

Чтобы письмо заинтересовало адресата, не было удалено спам-фильтром, не попало в неважные или непрочитанные, есть несколько советов, как это сделать:

• Проверьте написанное. Убедитесь, что электронное письмо написано без грамматических и пунктуационных ошибок. Как правило, письмо с ошибками выглядит менее профессионально и не воспринимается всерьез.
• Пишите в деловом стиле, но доброжелательно. Тон письма очень важен. Убедитесь, что он раскрывает вас как профессионала, но остается доброжелательным. Но не стоит переусердствовать с дружелюбием и юмором: удаляйте смайлики, чрезмерное количество восклицательных знаков, многоточий и разговорных выражений.
• Будьте кратки. Если адресат вас не знает, у него будет всего несколько секунд, чтобы заочно познакомиться с вами, никто не будет тратить свое драгоценное время на незнакомца. И все самое важное в вашем письме должно быть высказано в первые же секунды при прочтении.
• Будьте конкретны. Письмо имеет конкретную цель, и не стоит от неё отклоняться. Вам нужно донести эту цель до читателя, все остальное общение и дополнительные цели будут выполнены в следующих письмах.
• Заручитесь поддержкой. Это означает, что наиболее лучшие шансы есть у писем, когда автора письма уже кто-то представил адресату. Ищите эти связи. Если письмо начинается со слов «пишу по рекомендации такого-то», у него больше шансов на прочтение. Правда, следует иметь довольно свежую рекомендацию. Потому что, если этот человек в данный момент находится в ссоре с адресатом, то письмо ожидает незавидная судьба «в корзине». Оффлайновые контакты также важны. Если письмо начнется «мы встречались на презентации ххх», то его тоже дочитают до конца и ответят скорее.
• Не давите на адресата. Особенно, если не знакомы с адресатом. Всегда выражайте понимание, что можете ждать с ответом или что письмо отвлекло от работы. Но слишком много извиняться, в то же время, не стоит, это создаст иллюзию, что что вас можно проигнорировать.
• Не спамьте. Если не получили ответ, не продолжайте бомбардировать адресат подобными письмами. Сначала следует подождать 1 неделю, это в пределах этикета электронного общения. Второе письмо отправьте через 1 неделю, затем третье. И только если не получили ответа на 3-е письмо, то это значит, что контакт, скорее всего, на данный момент невозможен по какой-то не зависящей от вас причине. Пока в ваших письмах не заинтересованы.
• Проверьте контактную информацию. Возможно, вы пользуетесь старыми контактами. Лучше найти информацию из «первых рук»: от референта фирмы или из сайта фирмы.

Как правило, самым главным вопросом после отправки письма является следующий: а получают ли мои письма? Если письмо к вам не вернулось, то это значит, что оно дошло адресату. Тогда возникает второй вопрос: А прочитали ли его? Открыли? Вариантов отследить судьбу своего письма два:

Первый. При отправке письма включать функцию «получать уведомление о получении». Минус этого способа в том, что электронное уведомление к вам придет только в том случае, если адресат этого пожелает. То есть, когда он получит ваше письмо, то столкнется с вопросом: Отправить автору письма уведомление о прочтении? И может этот вопрос отклонить, тогда вы не сможете узнать, открыто ли письмо. К тому же, очень многие люди боятся потенциального спама или вирусов и стараются не откликаться на такие «вопросы» от автором писем.

Второй способ. Подписка на услуги сторонних сервисов, отслеживающих ваши письма. Вот некоторые примеры таких сервисов:

• SpyPig (spypig.com). Это простой и бесплатный сервис. Регистрации не требуется. Как только вы написали письмо, которое хочется отследить, перед его отправкой зайдите на сайт SpyPig, вам откроется форма для заполнения (на английском языке), её следует заполнить. Сервис даст вам картинку и отсчет времени (60 секунд, как правило). В течение нужного отрезка времени вам нужно скопировать полученную от сервиса картинку, вставить в свое письмо и отправить письмо. Как только адресат откроет ваше письмо, вам на почту придет подтверждение. Сервис отслеживает и такие сведения как время прочтения, IP адрес получателя и даже его примерное географическое положение.
• GetNotify (getnotify.com). Сервис бесплатный. Следует зарегистрироваться на сайте (уведомления будут приходить на тот адрес электронной почты, который указан при регистрации). Далее робот будет работать сам. Но отслеживать только те письма, которые вы сами захотите. Для этого следует после адреса электронной почти адресата добавить через «точку» и без пробела getnotify.com. Пример: x@mail.ru. getnotify.com. Сервис вам расскажет с какого устройства ваше письмо было прочитано, сколько раз и когда.

Чтобы работа с электронной почтой не занимала все рабочее время, есть несколько советов:

• Выберите себе временной отрезок, в течение которого будете работать с почтой. Например, это может быть 10 минут в каждые полчаса или в каждый час.
• Не на все письма стоит отвечать немедленно, а только на срочные.
• Письма, которые могут ждать с ответом несколько часов, - определяйте в отдельную папку. Отвечайте на них 1-2 раза в день, например, в начале и в конце каждого рабочего дня.
• Пользуйте спам-фильтрами, чтобы не заполнять почтовый ящик лишними письмами.
• Ненужные письма сразу отправляйте в Корзину.
• Хотя бы несколько раз в год архивируйте почту.
• Помогайте и своим адресатам работать с почтой: ставьте «флажок» важности при необходимости, правильно и лаконично называйте тему письма.

Правила деловой переписки в соц.медиа почти такие же, как и в случае с электронной почтой: краткость, конкретность, ненавязчивость. Но при работе с социальными сетями добавляется принцип оперативности. Ждать ответа неделями здесь не имеет смысла. Как правило, вы получите ответ в тот же день, в крайнем случае, на следующее утро.

Важно при общении в социальных медиа иметь собственный, полностью заполненный и «живой» аккаунт. Если у вас нет ни одной записи в вашем профиле, вы не принадлежите ни одной группе или сообществу, к сожалению, ваше письмо может быть расценено как спам и общения не состоится.

При деловом общении через личный аккаунт (не служебный), следует сразу интересоваться, удобно ли адресату с вами общаться в личном профиле. Возможно, лучше переместить переписку в служебную почту. Служебный аккаунт отличает то, что персона оставляет свое место работы, и в «друзьях» у неё личности с подобным местом работы.

• Допускать неприятные высказывания по отношению к чему-л. Вы не знаете, каких взглядов придерживается ваш адресат, и любые нелицеприятные высказывания в чей-либо адрес может создать неприятный эмоциональный фон при чтении вашего письма.
• Ответ не вовремя. Ваш ответ может быть слишком ранним: ответ, поступивший через минуты после запроса / письма, может создать впечатление слишком быстрого, необдуманного ответа. И наоборот, слишком поздний ответ может быть уже не нужен адресату. Есть области бизнеса, где ответ позднее, чем через 1 час уже не актуален.
• Многословие. Вы пишете письмо, а не рассказ или книгу. Письмо, превышающее объем в половину печатного листа, - не будет прочитано до конца.
• Безграмотность, неточная подпись, неверный обратный адрес и пр. ошибки.
• Делать массовую рассылку. Если в адресе получателя стоит не один электронный адрес, это походит на спам, и никто не читает массовые письма. Не стоит также ставить в ответе «галочку» «ответить всем».
• Отсутствие темы письма.
• Писать не со своего электронного адреса.