Список дел и продуктивность

Чтобы дела выполнялись, недостаточно составить to-do-list. Гораздо важнее заставить его работать в ваших интересах. Как это сделать? Вот задача номер один для каждого, кто полагается на списки.

Какие самые распространенные ошибки возникают при составлении списков дел, которые неминуемо влекут за собой проблемы – невыполнение списков, демотивацию и даже полный отказ от планирования?

Во-первых, списки дел наших современников слишком перегруженные. Можно встретить to-do-lists, в которых десятки дел. Глядя поутру в такой список, не только портится настроение и сбивается боевой настрой, но и пропадает всякая мотивация. Пока делаешь одно дело, только и думаешь о том, какой огромный список еще предстоит выполнить. Во-вторых, списки дел составляются в порядке «вспомнил – записал». Однако такое ведение списков целиком противоречит правилу расстановки приоритетов. Ведь какое-нибудь важное дело запросто может оказаться внизу списка, и тогда его черед просто не наступит, а если и наступит, то может оказаться, что у вас к тому моменту не будет сил его выполнить (к примеру, если дело требует повышенной концентрации, креативности и т.д.).

В-третьих, «тудушки» часто составляются «от балды». Словом, человек записывает все, что хотел бы успеть «в идеале», однако не просчитал, хватит ли на это времени. Конечно, даже невозможное возможно, однако надо ли вам себя так сильно загнать сегодня, чтобы завтра ни на что не осталось ни сил ни желания? Поэтому списки надо составлять с учетом времени, которое потребуется на каждое дело. Только в этом случае список будет реально достижимым.

Исходя из проблем, которые часто возникают при составлении to-do-lists, можно выделить важнейшие правила создания работающих, эффективных списков.

Дела – отдельно, делишки – отдельно

Ваш список не должен быть единым, равномерным перечнем. Должны быть выделены самые важные дела, а также срочные дела. Согласно системе Agile Results в день у вас должно быть не более трех важных дел, которые должны быть записаны в самом начале. В этом случае шансы на то, что дело будет выполнено, максимально велики. Ведь вы смотрите и видите всего три дела. поэтому вам не надо думать о двух десятках мелочей и, соответственно, отвлекаться на них. Специалисты по личной эффективности пошли дальше и советуют записывать на стикер и приклеивать перед глазами только одно дело – то, на котором вы сконцентрированы в настоящий момент, а остальной список закрывать, прятать. Это помогает максимально повысить концентрацию и добиться наилучшего результата. Также следует отдельно записывать крупные и мелкие дела, чтобы «не забивать эфир» минутными делами. Для выполнения последних существуют паузы между крупными блоками – в качестве переключения внимания или во второй половине дня, когда усталость начнет брать свое (например, кому-то позвонить, что-то проверить, что-то уточнить, что-то найти или перебрать).

Также дела необходимо ранжировать по срокам, чтобы не сталкиваться с дедлайнами и не повышать уровень стресса, который и так очень высок у современного человека. Пишите время выполнения каждого задания, и делайте это с «запасом», поскольку жизнь – штука непредвиденная. Может потребоваться внести какие-то правки, что-то доделать и переделать. Таким образом, вы спасете себя от аврала и заслужите репутацию ответственного работника.

Помимо составления списков очень важно каждый день (а также неделю, месяц, год) подводить итоги. Это избавит вас от ощущения «потока дел», в котором вы постоянно вертитесь. Это также поможет вам сконцентрироваться на достигнутом, порадоваться результатам, а не только видеть перед собой перечни того, что еще не сделано.

• План
• Превращение списка дел в план

• Как научиться планировать и жить по расписанию?, статья в женском журнале myJane.ru
• Как повысить эффективность более, чем в два раза, статья в женской социальной сети myJulia.ru