Эффективное использование времени

Эффективный тайм-менеджмент строится на трех основных «китах»:

• экономия времени;
• рационализация времени;
• создание времени.

Рассмотрим каждое из направлений.

Научиться экономить время – это значит, выявить хронофагов и безжалостно с ними распрощаться. Например, научившись говорить «нет», вы получаете целый «воз и тележку» дополнительного времени, которое сэкономили, отказав людям, которые пытались навешать на вас свою работу.

Много свободного времени можно получить в распоряжение, если отключить аську, скайп, гугл ток, фейсбук, мейл.ру агент и другие программы, в которых друзья и знакомые пытаются выяснить как у вас дела и нагрузить вас своими проблемами. То же самое можно сказать о мобильном телефоне. Выключайте телефон на время важных задач. Если телефон необходим вам по работе, выключайте звук и перезванивайте людям тогда, когда это удобно вам. Для встреч с друзьями выделите отдельное время. Пусть это будет вечер пятницы или воскресный день. Как говорится, «мухи – отдельно, котлеты – отдельно».

А сколько времени экономит такое качество как решительность?! Вместо того, чтобы по сотому кругу гонять какую-то мысль и в двадцатый раз взвешивать «за» и «против», просто начните что-то делать. Что-то действительно важное для вас. Приступив к работе, вы сами увидите, чего стоили ваши аргументы. В большинстве же случаев оказывается, что «не так страшен черт, как его малюют».

Рационализировать время можно разными путями. Рассмотрим самые распространенные.

Прежде всего, очень важно выявить время вашей максимальной продуктивности. Это необходимо для того, чтобы запланировать на данный отрезок времени решение самых важных и сложных задач. У большинства людей пик продуктивности приходится на утро. Поэтому придя на работу, незамедлительно приступайте к работе. А перекурить и поболтать с девчонками из бухгалтерии всегда успеете – на это не нужны сверхинтеллектуальные усилия. Кстати, чтобы определиться со списком самых важных задач, необходимо правильно расставить приоритеты – понять, что вас действительно важно, а что второстепенно. Не тяните с этим. Достичь цели можно только в одном случае – если ее поставить.

Подумайте, нельзя ли выполнить работу другим способом. Конечно, вы сами лучше знаете, как и что можно сделать. Однако никогда не бывает лишним изучить технику выполнения той же задачи коллегами. Быть может, вы обнаружите, что можно выполнять задачу в полтора-два раза быстрее.

Попробовать нелинейный метод. Глеб Архангельский называет этот метод «методом швейцарского сыра». «Выгрызать» куски работу проще не по порядку, а в удобной вам очередности. Например, вам нужно написать отчет и вы никак не можете заставить себя приступить к работе. Напишите вначале самый простой для вас кусок отчета. И вы убедитесь – дальше дело пойдет как по маслу. Это же касается людей творческих профессий. Статью можно начинать писать с того раздела, который уже «сложился» у вас в голове, а остальное (в том числе и вступление) напишете позже. А «с начала» стартовать, как правило, сложнее и требует огромной самодисциплины.

Создавать время на самом деле совершенно несложно. Опишите свой рабочий день: что и сколько времени занимает. Вы увидите, что некоторое время стояли в пробке, сидели в очереди, ждали клиента, который опоздал почти на полчаса. Все эти «дыры» можно успешно залатать, найдя применение и часу в пробке, и 40 минутам в очереди, и 30 минутам ожидания. Составьте список дел, на которые у вас постоянно не хватает времени – например, изучение иностранного языка, обдумывание каких-то задач, планов. Всегда носите с собой необходимые для обдумывания или изучения материалы. И каждый нежданно-негаданно появившийся кусок времени используйте для решения этих задач. Чего уж там – многие жалуются на то, что у них годами нет свободного времени на чтение художественной литературы. Вооружитесь ридером и носите его с собой. Вы увидите, что благодаря только лишь вынужденным паузам, остановкам и ожиданиям вы за неделю сможете прочитать 300-страничную книгу.

Автор: Марина Тумовская