Дробление дел на части – преимущества и недостатки дробления дел на части, разукрупнения задач, деления проектов на этапы и подэтапы.
Актуальность
Одной из самых противоречивых рекомендаций и управлении проектами и тайм-менеджменте является дробление дел на части. Во многих книгах и статьях говорится о том, что слона удобнее и легче есть по кускам, однако мало где уточняется, что это за куски, и каков порядок «поедания».
Преимущества подхода
Рациональность. Строго говоря, дробление дел – это универсальный подход к любой крупной задаче. Иначе просто нерационально. И если большой проект, то его можно разделить на этапы. И если не вникать в частности и психологические особенности отдельно взятого человека, то дробление дел можно использовать ежедневно во всех сферах. Нельзя не отметить, что части, куски, этапы работы при этом должны быть «удобоваримыми», то есть такими, которые можно выполнить за один присест.
Более четкое обозначение объема. Выделение таких частей позволяет уяснить объем работы – задачи становятся более понятными.
Более четкое обозначение времени. Далее становится очевиднее, сколько времени займет тот или иной этап, что повышает эффективность планирования.
Эффективное промежуточное подведение итогов. Дробление дел позволяет эффективно подводить итоги. Это укрепляет мотивацию – в противоположность отсутствию четких частей, когда не видно «ни конца ни края» проекта.
Ощущение законченности. Крупный проект всегда сопряжен с переживаниями в духе «копать до новогодней елки». Когда понимаешь, что результат будет нескоро, может падать мотивация и угасать интерес. Однако выделение этапов меняет ощущение по этому поводу. Каждый завершенный этап создает ощущение законченности. Так работается гораздо легче.
Недостатки подхода
Однако не все так радужно, как кажется на первый взгляд.
Разукрупнение. Во многих системах планирования рекомендуется прописать буквально каждое действие, что чревато сильным разукрупнением. Сначала вы тратите уйму времени на то, чтобы все это расписать, а затем вы почиваете на лаврах, сделав лишь крохотный кусочек продолжительностью 10 (20, 30) минут и считаете, что сегодня уже на славу потрудились.
Падение ритма работы. Таким образом, выделение этапов может очень сильно расхолаживать. Конечно, всегда можно найти повод похвалить себя. Однако есть ли за что? Многие рекомендации скатываются к тому, что позволяют «засчитывать» себе и 5 минут. Но вы же понимаете, что в подобном ритме (5 минут в день) вы будете очень долго двигаться к поставленной цели. И реализация проекта будет возможно лишь лет через 5-10.
Плохой тайм-менеджмент. На самом деле с точки зрения тайм-менеджмента детализация этапов требует больше времени и энергии, но дает меньший результат. Сравните результат, если вы работаете 40 минут за раз или четыре раза за 10 минут. Во втором случае вам необходимо дополнительное время, чтобы вспомнить, на чем вы остановились, собраться с мыслями и т.д. Так что не увлекайтесь детализацией. Пусть куски «слона» будут довольно крупными. Тогда и результат вас порадует, а не разочарует.
