Ошибки тайм-менеджмента

Очень часто люди пытаются «впихнуть» в единицу времени как можно больше дел. Это желание вполне объяснимо – хочется успеть как можно больше, чтобы хватило времени на все. Это создает ощущение полноты жизни и собственной [личная эффективность|эффективности]], повышает самооценку и укрепляет авторитет. Но человек – не робот. В утренние часы он может быть более активен и расторопен, дело может оказаться слишком сложным, чтобы уложиться в намеченное время. Поэтому лучше запланировать меньше, но выполнить все намеченное, чем запланировать много, а потом «рыдать» над неосуществленными делами.

Другая крайность – планировать слишком мало. Конечно, человек может легко разделаться с 2-3 делами за день, и у него останется много свободного времени, только вот эффективным такого человека вряд ли назовешь. Кроме того, у каждого сотрудника существуют какие-то нормативы, объемы работ, которые необходимо выполнить. А фрилансер, у которого таких объемов нет, как минимум хочет неплохо зарабатывать, а значит, должен больше работать, чем отдыхать. Как говорят в народе, делу – время, потехе – час.

Тщательное планирование не учитывает важнейшего фактора – спонтанности, разного рода неожиданных событий, изменений, которые таит в себе каждый день. Как бы дотошно мы ни старались спланировать работу, уборку или встречи с друзьями, то и дело появляются обстоятельства, которые переворачивают все вверх тормашками или как минимум частично корректируют наши планы. Этот элемент спонтанности и нужно учитывать. Как? Во-первых, помимо «Плана А» всегда разрабатывать «План Б», во-вторых, выполнять дела в соответствии с их приоритетностью. Если в какой-то момент произойдет что-то неожиданное, а главное вы успели сделать, второстепенные вопросы можно перенести на другое время или другой день. Это не очень существенно. Наконец, не стоит планировать весь день с точностью до 15 минут. Распланируйте часть рабочего времени и часть домашнего, вторую часть оставьте на непредвиденные задания – срочное задание шефа, которое должны были возложить на Анечку, но она заболела, или помощь в подготовке сыну к неожиданно назначенной на завтра контрольной вместо катания на санках во дворе.

Даже если вы очень пунктуальный человек, это еще не значит, что сами вы никуда и никогда не опоздаете. Машины ломаются, клиенты задерживаются, возникают неожиданные поломки техники, потеря данных и т.д. Поэтому в своих планах не забывайте оставлять хотя бы минимальный запас времени на то, чтобы скорректировать ситуацию. В крайнем случае, вы будете являться раньше. Но это гораздо лучше, чем опаздывать. Время ожидания тоже можно использовать с пользой – мобильные гаджеты в этом деле лучшие помощники.

Казалось бы, очевидно, что сложную работу нужно выполнять в часы, когда человек наиболее активен. Жаворонкам самые важные вопросы следует решать с утра, совам – наоборот. Увы, люди часто об этом забывают, а потом страдают из-за переутомления.

Производительность человека не может быть равномерной в течение дня. Время наибольшей концентрации составляет порядка 45 минут, после этого должен следовать отдых. К примеру, минут 15. Именно так советует работать Яна Франк – успешный дизайнер, которая разработала собственную систему управления временем для творческих людей и описала ее в книге «Муза и чудовище». Если вы не можете выделить на отдых такой отрезок времени, как 15 минут, запланируйте 5 или 10-минутный перерыв, но в любом случае об отдыхе не забывайте. Даже краткие перерывы позволяют восстановить работоспособность.

Подражание Юлию Цезарю, конечно, достойно похвалы. Однако попытки одновременно ловить несколько «зайцев» дальновидными не назовешь. Вы можете запутаться, упустить момент, забыть о чем-то важном и в итоге толком не решить ни одного вопроса. Лучший способ выполнить дело – это взяться и сделать его от начала и до конца. Или, как минимум, довести до конца один из этапов дела.

Автор: Марина Тумовская

• Тайм-менеджмент для женщин, женская социальная сеть myJulia.ru
• Где взять лишние минуты и часы, а значит дни и годы, женская социальная сеть myJulia.ru
• Если вам не хватает времени, женская социальная сеть myJulia.ru
• Жизнь по ежедневнику: достоинства и недостатки, женский журнал myJane.ru