Проверка электронной почты – особенности работы с электронной почтой для повышения эффективности и снижения затрат времени.
Актуальность
Специалисты по тайм-менеджменту подсчитали, что сотрудники тратят на почту около 12-13 часов в неделю. Это полтора дня из пяти рабочих. Надо ли говорить, что это очень много. Ведь работа с почтой является непосредственной обязанностью лишь узкого круга работников, например, секретарей. У всех остальных электронная почта является лишь инструментом работы, а производительность и эффективность заключаются совсем в другом. Как рационально работать с почтой?
Правило 1
Утренняя проверка почты не должна превышать 2 минут
Любой специалист по эффективности скажет, что утро – не лучшее время для проверки почты. Практически у каждого работника есть более важные дела, чем проверка почты, а начинать день, как известно, нужно с приоритетных вопросов. Вместе с тем, почту тоже не стоит игнорировать, поскольку от указаний руководства и заказчиков зависит построение работы и план работы на день. Поэтому заведите таймер на 2 минуты и ровно столько отведите на просмотр почты. Так вы успокоитесь, что ничего срочного в почте вас не ждет, и сможете заняться более важными делами.
Правило 2
Резервирование времени на разбор почты
Чтобы почта не забирала рабочее время «как попало», нужно зарезервировать для нее время в течение рабочего дня. Специалисты советуют для этого «два времени». С почтой работает то же самое правило, что и с другими делами. Раз уж начали работать с письмами – не надо отвлекаться ни на что другое. Это сэкономит вам время (не придется потом опять перечитывать то же письмо, чтобы ответить) и силы (переключение внимания с дела на дело требует больших затрат сил, повышает утомляемость). К тому же, не надо заблуждаться относительно того, что проверка почты – это всего 10 минут. На самом деле уточнения и написание ответов могут занять полчаса, а то и больше. Так что надо рационально оценивать затраты времени на это дело.
Правило 3
Сортировка почты
Чтобы с письмами было легко работать не только в день их прихода, но и потом, не будет лишним завести тематические папки, которые относятся к тем или иным проектам. Так будет гораздо легче искать информацию в письмах. Поэтому не поленитесь сделать пару папок на важнейшие проекты. Это минутное дело, а времени сбережет немало.
Правило 4
Чистка ящика
Еще один инструмент эффектной работы с почтой – это регулярная чистка почтового ящика, чтобы его не засоряли лишние письма, спам и сообщения. Ненужные письма лучше всего удалять сразу, пометив галочками и сделав один клик. Если письма нужны, отправьте их в архив. Во «Входящих» их не будет, а значит, они не будут мозолить вам глаза и отвлекать от работы.
Что еще важно
- Если в почте есть ссылки, это еще не значит, что по ним надо переходить. Если тема вас интересует, пометьте письмо, запишите себе в план прочитать интересный материал или статью. Однако это должно быть отдельное дело. К разбору почты оно не имеет никакого отношения.
- Повысить эффективность при работе с почтой помогает создание шаблонных писем и коммерческих предложений. Позаботьтесь о том, чтобы они были в быстром доступе. Тогда вы просто скопируете их и вставите, а не предпочтете написать заново, потому что "понятия не имеете, где искать".
