Утренняя проверка электронной почты

Электронная почта сегодня считается специалистами по тайм-менеджменту едва ли не главным отвлекающим фактором на работе, а также причиной неуспевания, низкой эффективности, прокрастинации и неправильной расстановки приоритетов. Главным советом, который можно найти в любой статье по оптимизации работы с почтой, является запрет ее проверку утром. Утренняя проверка электронной почты является едва ли не главным преступлением против своей эффективности. И вот почему.

Почта отнимает лучшее время

Лучшим, то есть наиболее продуктивным временем для работы, является утром. И если вы начинаете утро с проверки почты, а не с более важных и главных дел, вы отнимаете у этих дел самое творческое время, а значит и более выдающиеся результаты дня.

Почта отвлекает от главного

Вместо того, чтобы заниматься важными проектами, вы висите в почте. Таким образом, почта нарушает принцип расстановки приоритетов – сначала главное, потом все остальное.

Почта настраивает на пассивный лад

Вместо того, чтобы генерировать идеи, человек пассивно воспринимает информацию из почты. Это все равно, что чтение с утра новостей - «забивает» голову, мешая творчеству, новым идеям, рационализаторским «фишкам» и т.д.

Почта затягивает

Если бы почта действительно отнимала две минуты (и человек был бы в состоянии ровно через две минуты от нее оторваться, убедившись, что ничего срочного для выполнения нет), проблемы бы не существовало. Однако почта затягивает: хочется быстро ответить одному, выслать что-то другому и т.д. Все это создает видимость деятельность, хотя на самом деле важные дела не продвигаются. Кроме того, в почте нередко встречаются любопытные ссылки – например, на статьи (пусть даже связанные с вашей работой), по которым можно уйти и «вернуться» только через полтора часа.

Однако в вопросе с почтой, особенно рабочей, не все так однозначно, как кажется. Если игнорировать с утра проверку рабочей почты, это может привести к неблагоприятным последствиям. Итак, каковы плюсы проверки почты с самого утра?

Быть в курсе изменений

В работе действительно могли произойти изменения – заказчик хочет поменять концепцию, шеф решил взвалить на вас новое задание и выслал ТЗ по почте, появились какие-то правки в проекте. Представьте себе ситуацию, что вы не проверили почту и продолжаете заниматься делами по составленному вчера вечером плану не зная о срочных заданиях и изменениях. Это, по меньшей мере, глупо. Поэтому почту надо проверять с утра, чтобы удостовериться, что курс, которому вы следуете, все еще актуален, и план работы на день не надо менять.

Хотя разбор почты и кажется минутным делом, зачастую это не так. Поэтому в расписании дня важно предусмотреть время для этой работы. Считается, что два раза в день заниматься почтой достаточно. Это вопрос спорный. Если работа напрямую завязана с почтой, этого может быть недостаточно. В любом случае будет разумно следовать ряду правил.

• Не прерывайте дела ради очередной проверки почты. Если вы над чем-то работаете, завершите дело, и только потом можете заглянуть в почту. Слишком частое переключение внимания утомляет и снижает продуктивность.
• Сразу удаляйте ненужное и отправляйте в тематические папки нужное, чтобы не мозолило глаза во входящих.
• Принимайте решение сразу во время чтения письма, чтобы потом не пришлось к нему возвращаться.
• Не надо долго думать над формулировкой – вы ведь не поэму пишете. Выражайтесь строго и лаконично.
• Постарайтесь избегать выражения каких-либо чувств в письмах. Это только удлиняет их написание и может создать дополнительные проблемы. Выражайтесь кратко и по существу.

• Геймификация в работе
• Превращение списка дел в план
• Таймер в тайм-менеджменте
• Эффективная работа
• Личная эффективность

• Информационные перегрузки на работе: как не сгореть, социальная сеть myJulia.ru