Timeboxing

Timeboxing – метод тайм-менеджмента, согласно которому каждому делу выделяется отдельный отрезок времени (то есть дела раскладываются по временным коробочкам – time boxes).

Тайм-менеджменту сопутствует немало проблем, которые мешают нам эффективно использовать инструменты самоорганизации. Вот лишь некоторые из них:

• Прокрастинация, то есть откладывание дел в долгий ящик. Мешает заниматься важными делами, что приводит к несоблюдению сроков, авралам, повышает стресс, демотивирует.
• Медленный темп. Привычка заниматься делами «на расслабоне», то есть в медленном темпе, что может в разы увеличивать время, затраченное на дело и снижает продуктивность.
• Неэффективное планирование. Привычка писать слишком длинные списки дел без учета текущей ситуации приводит к тому, что дела в этих списках не выполняются.
• Перфекционизм. Затрачивание на дело слишком большого отрезка времени из «благородной» цели довести результат до совершенства.
• Сосредоточение на деталях – способ действий, протиположный Закону Парето, который гласит, что 80 процентов работы выполняется за 20 процентов времени, а остальные 80 процентов времени тратятся на «вылизывание» результата, несущественные мелочи.

Проблемам в тайм-менеджменте сопутствуют психологические проблемы, например, чувство вины из-за того, что вы непродуктивны, не можете найти время на важные дела, откладываете, забываете и т.д.

Как ни удивительно это прозвучит, но все вышестоящие проблемы решаются при помощи метода Timeboxing. Что он собой представляет?

• Вы пишете список дел, расставляете приоритеты и выделяете каждому делу определенный кусок времени. Например, 8.00-9.00 – оформление договоров, 9.00-9.15 – офисная гимнастика, 10.15-11.30 – обзвон клиентов. Аналогично можно планировать домашние дела – уборка, готовка, «наведение красоты», фитнес и т.д.
• Дела вы планируете исходя из прошлого успешного опыта их выполнения. Например, если вы знаете, что оформление отчета занимает у вас час, не стоит выделять полтора.
• Помимо дел вы не забываете об отдыхе, чаепитиях, а также важных профилактических мерах различных недугов – офисной гимнастике и т.д.

Кому-то Timeboxing покажется рядовым методом планирования. Казалось бы, ничего «хитрого» в нем – по сути это обычный план. Однако обычный ли? На самом деле это эффективный план, который позволяет добиться высокой эффективности и перестать затягивать с делами, забыть о сверхурочных часах и найти время на любые занятия – фитнес, хобби, уход за собой, встречи с подругами и т.д.

Повышение эффективности. Вспомните, как проходит ваша встреча с подругой, если никто никуда не спешит. Вы можете спокойно говорить о том и о сем, потом начать обсуждать что-то несущественное, совершенно не стоящее вашего внимания. Когда темы иссякают, вы расходитесь с каким-то чувством опустошения. Эмоциональный подъем, который был в начале встречи, пропадает и появляется какая-то неудовлетворенность. А теперь вспомните, когда на встречу с подругой у вас было всего 40-50 минут (например, обеденный перерыв). Вы прибегали на эту встречу с горящими глазами, быстро обсуждали все самое главное, а потом с огромным воодушевлением и одновременным чувством сожаления, что приходится расстаться, разбегались по своим делам. Какое общение можно назвать более качественным? Точно так же происходит и с делами. Дай вам четыре часа – вы будете ковыряться в шрифтах, выбирая с помощью какого составить отчет и как лучше сформулировать итог, чтобы получилось «умнее», чем у Ивановой. А уборка всей квартиры к приходу нежданных гостей за 15 минут? Другими словами, когда у вас ограниченный отрезок времени, вы действуете энергичнее и эффективнее. Именно поэтому следует выделять время под каждое дело, и именно столько, чтобы хватило на выполнение дела в хорошем темпе.

Приоритеты – вперед. Когда приходится расписывать день, становится ясно, что на все времени не хватит. И вам приходится выбирать самое важно, то, что действительно достойно вашего внимания. Таким образом, Timeboxing позволяет расставить приоритеты и отказаться от неважных дел, а все мелочи «сложить в одну кучу» и выполнить одним разом.

На детали нет времени. Если у вас очень ограниченный отрезок времени, вы вряд ли будете заниматься ерундой. Если через полчаса приедут гости, вы точно знаете, что нужно создать «видимость», то убрать тот бардак, который на виду. Если вам нужно написать статью, вы будете писать ее основную часть, а не задаваться вопросом, включить ли в нее какую-то цифру, в достоверности которой вы сомневаетесь. Даже с досугом происходит то же самое. Если на чтение вы себе отвели только полчаса, вряд ли вы полезете читать сводки новостей – скорее схватите хорошую книгу и сразу погрузитесь в чтение.

Прокрастинация в прошлом. Если у вас в расписании жестко выделен кусок времени на важную задачу, например, с 10.00 до 11.30, рассиживаться некогда. Также нет соблазна переключиться на другие, менее важные дела, поскольку на них тоже предусмотрено время - только не лучшее, как сейчас, а какой-то кусочек в конце рабочего дня. Возможно, первые пять минут вам придется поуговаривать себя, но потом вы возьметесь за ум и приступите. А начало, как известно, половина победы.

Гармоничная жизнь. Надо ли говорить, что метод Timeboxing позволяет вести гармоничную жизнь. Вы можете написать в свой план все, что угодно, потому что больше вам не надо тратить на встречу с подругой весь вечер пятницы, а на уборку всю субботу. Сядьте и распишите, кому, чему и сколько времени вы отдаете. Кстати, в Германии это обычная практика. Встречи с друзьями тоже заносятся в планер, и никто дольше запланированного не будет рассиживаться в баре. Уборки не стоит того, чтобы тратить на нее весь день. Сделайте самое основное, а остальное потратьте на более важные и приятные занятия. Раскладывайте дела по коробочкам, и коробочек хватит на все!