Оптимизация времени – максимально рациональная трата времени на каждую задачу.
Актуальность
В условиях высоких ожиданий, нехватки времени и необходимости постоянно балансировать между разными сферами жизни проблема оптимизация времени, потраченного на каждую задачу, приобретает особую актуальность.
Как оптимизировать время
Наполеоновские планы
Вряд ли у кого-то вызовет возражения необходимость плана. Кому-то планы кажутся скучными, но, как ни крути, они всегда мобилизуют человека, не позволяют ему «провалиться» и потерять нить деятельности, погубить несколько часов своей жизни на болтовню или пустое перекладывание бумажек.
Хороший план – это план, в котором:
- четко расставлены приоритеты, а важных дел ни много и ни мало, а в самый раз;
- сложным и важным задачам выделяется лучшее время, то есть в начале дня, до наступления усталости;
- зарезервировано время для всех дел в плане.
Закон Паркинсона и запас, который не чинит беды
Оптимизируя время, которое должно быть потрачено на каждую задачу, прежде всего, необходимо помнить о том, что на дело уйдет столько времени, сколько вы выделили. Поэтому оценивать нужно довольно четко, оставляя небольшой кусочек про запас. Если «запас» не потребуется, можно предусмотреть небольшую задачу для образовавшегося кусочка времени (так называемое переходное время).
Необходимые ограничения
Если мы ставим перед собой важную и сложную задачу, нередко мы склонны погрузиться в нее с головой и потратить на ее решение слишком много времени. Чтобы этого не случилось, время на каждую задачу нужно ограничивать, даже если возникает соблазн продолжить работу.
Во-первых, бывает важно остановиться и подумать, разумно ли, практично ли вы все делаете. Много времени, затраченного на решение того или иного вопроса, еще не говорит о том, что вы все делаете оптимально.
Во-вторых, отдыхать следует еще до того, как вы готовы без сил упасть на диван в приемной.
В-третьих, передышка нередко дает возможность свежим взглядом посмотреть на проблему или задачу. У вас могут возникнуть новые идеи, которые только улучшат проект. Наконец, работа, какой бы замечательной она ни была, не отменяет необходимость заботиться о своем здоровье, вовремя восстанавливать силы, общаться с родными и близкими, читать для самообразования, саморазвития и отдыха.
Must-have оптимизации
- Откажитесь от многозадачности в пользу сосредоточенной работы. Если во время работы вам начали лезть в голову мысли о другом проекте, и вы боитесь, что они бесследно исчезнут, просто запишите их на листке бумаги и вложите листок в соответствующую папку, а потом продолжите работать над текущей задачей.
- Найдите потерянное время и сделайте все, чтобы впредь не допускать потерь.
- Не смешивайте сферы жизни. На работе работайте, а дома отдыхайте. В противном случае вы не достигнете успеха ни в работе, ни в отдыхе.
- На выходных старайтесь максимально отвлечься. Это очень полезно для повышения работоспособности. Доказано, что понедельник – не самый тяжелый, а самый продуктивный день недели. Используйте его по максимуму!
