Планирование дня

Business-woman.jpg

Планирование дня – составление плана на день.

Актуальность

Эффективность дня в значительной степени зависит от составленного плана. Если вы знаете, в каком направлении двигаться, то вы двигаетесь. Если нет, то занимаетесь «непонятно чем».

Когда планировать

Планировать предстоящий рабочий день можно как накануне вечером, так и с утра.

Преимущества планирования вечером:

  • план будущего дня становится логичным продолжением предыдущего;
  • план становится логичным окончанием дня, появляется чувство легкости;
  • есть возможность начать день спокойно, ведь план уже готов – осталось только следовать ему.

Преимущества планирования утром:

  • есть возможность учесть свежие нюансы;
  • есть возможно распланировать дела по вдохновению (например, сегодня у вас больше лежит душа к одному проекту, чем к другому – при одинаковой их важности вы можете учитывать свое сегодняшнее настроение).

Оптимально составлять черновой план вечером, а утром уточнять его, при необходимости внося корректировки.

Требования к плану

План должен удовлетворять следующим требованиям:

  • быть выполнимым, реальным;
  • учитывать приоритеты (то есть сначала важные, потом менее важные дела);
  • помимо периодов работы должен быть предусмотрен отдых или смена вида деятельности (например, после крупного куска умственной работы сходить в соседний отдел и уточнить там ряд нюансов по смете);
  • учитывать работоспособность (самые интеллектуально сложные дела – с утра, к концу дня – наиболее простые, организационные).

Типы задач в планировании дня

В любом плане встречается три типа задач:

  • дела, жестко привязанные ко времени – например, встреча с партнером, совещание, презентация и т.д.
  • «гибкие» задачи — задачи, которые можно выполнить в любое удобное время дня;
  • «бюджетируемые» задачи – долгосрочные проекты, важные приоритетные задачи без жестких сроков, требующие значительного времени и сил.

Как планировать день

С жесткими, привязанными ко времени задачами, ничего не сделаешь. Их нужно записать и считаться с ними. Нужно предусмотреть запас времени, чтобы не опоздать на встречу или совещание. От этого зависит ваша репутация, репутация отдела и компании.

Приоритетность задач находит отражение в списке дел – дела вписываются в порядке важности. Если пришлось дописывать несколько задач, можете обозначить приоритетность буквами. Например, задачи с буквой «А» - самые важные. Начинать нужно с них.

Если задача крупная, важная, долгосрочная, и вы не знаете, сколько времени потребуется на выполнение ее части, предусмотрите для выполнения определенный промежуток времени. Например, заниматься проектом 2 часа. Со временем, по мере того, как проект будет двигаться, у вас появится более точное представление о необходимых затратах времени, и вы сможете планировать более точно.

Выполнение мелких дел стоит планировать контекстно. Например, собираясь ехать в другое подразделение компании, которое находится в другом офисе, следует записать все вопросы, которые вам там нужно выяснить, чтобы не приходилось ездить много раз.

Говорят, что слона лучше есть по частям. Однако помните, что слишком дробные части – это тоже плохо. Дело в том, что нам требуются силы для переключения внимания. Кроме того, для того, чтобы начать выполнять любое дело, нам требуется до 15 минут, чтобы сосредоточиться, собраться, приготовить все необходимое и начать. Так что время тоже уходит.

См. также

Ссылки