Матрица Эйзенхауэра — различия между версиями

Матрица Эйзенхауэра – инструмент тайм-менеджмента, позволяющий правильно расставить приоритеты в делах. Авторство принадлежит 34-му президенту США Дуайту Дэвиду Эйзенхауэру.

Умение классифицировать дела по степени их срочности и важности является одним из важнейших навыков правильного планирования работы, повышения личной результативности, экономии времени и других ресурсов.

Распространенной ошибкой многих людей, терпящих неудачи в планировании, является именно нехватка умения расставить приоритеты в задачах, требующих решения. Люди склонны заниматься, прежде всего, тем, что им нравится, а затем переживать периоды цейтнотов, вгоняющие человека в стресс и приводящие к синдрому эмоционального выгорания.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр занимал пост президента США с 1953 по 1961 годы. Он постоянно работал над оптимизацией планирования и правильной организацией своего времени. Безусловно, опыт, полученный президентом в его работе над собой, вполне можем применить и мы – простые смертные. Тем более что и дел у каждого из нас немало – не только на работе, но и в других сферах жизни. А умение правильно планировать свою работу позволит нам не только избегать цейтнотов, но и заслужить репутацию организованных, дисциплинированных и старательных сотрудников.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой 4 квадранта, разделенные по степени приоритетности. Дела в списке необходимо распределить по четырем категориям в зависимости от их важности и срочности:

• А: Важное и срочное. К данной категории следует отнести наиболее важные дела, требующие немедленного выполнения.
• В: Важное, но несрочное. Сюда входят дела важные, выполнение которых может подождать.
• С: Срочное, но неважное. В данную категорию входят не очень важные дела, которые, однако, нуждаются в срочном выполнении.
• D: Не срочное и не важное. К этой группе относятся вопросы, которые можно вообще не решать, поскольку никакой отдачи они не принесут.

Если вам всегда есть чем заполнить данный квадрант, значит, вы неправильно планируете свое время. Ведь важные дела, требующие немедленного выполнения, - это ни что иное, как цейтнот, аврал и море стресса в придачу.

Как показывает практика, зачастую такая ситуация является следствием:

• нерационального планирования: весь день мы заняты работой, однако почему-то начинаем выполнение дел «с конца», то есть с не очень важных; важные же откладываем «на потом»;
• отсутствием самодисциплины, неумением заставить себя заниматься делами, которые действительно имеют значение;
• ленью;
• плохой организацией работы отдела, подразделения, в котором не ведется планирование, и ситуация аврала считается «нормальной».

Суть системы в том, чтобы не допускать попадания дел в эту категорию. Для этого достаточно заранее начинать выполнение важных, но не срочных дел.

В данную категорию дел могут входить:

• Незапланированный поход к дантисту, вызванный внезапной зубной болью. Ее появление неудивительно, учитывая, что к специалисту вы обращаетесь только в случае крайней необходимости вместо того, чтобы регулярно проверять состояние зубов.
• Написание статьи, подготовка отчета, срок сдачи которых вот-вот наступит. Разумеется, о статье вы знали еще неделю назад, об отчете – еще раньше, но все как-то руки не доходили…
• Срочный звонок клиенту.
• Хроническая усталость, явившаяся следствием отсутствия режима дня, полноценного сна и отдыха, перегрузок и т.д.

Данную категорию дел можно назвать очень важной, поскольку именно ей успешные люди уделяют больше всего времени и сил. Своевременно начать выполнение важного задания означает не только избавить себя от стрессов, но и получить удовольствие от сложной, но интересной задачи. Ведь у вас есть время, чтобы обдумать дело, а затем не спеша, без суматохи начать его выполнение. Кстати, такой подход исключает ошибки или, по крайней мере, минимизирует их вероятность. Но даже если они возникают, у вас есть время все исправить.

Если не начать выполнение этих дел вовремя, со временем они перейдут в категорию «А». И вот тогда придется крутиться, вертеться, вздыхать, жаловаться на жизнь и возненавидеть свою работу.

Примеры дел для квадранта B:

• плановая работа;
• своевременная оплата счетов;
• регулярные обращения к врачу – с целью профилактики и предупреждения заболеваний.

К данной категории относятся вынужденные дела, которые вам приходится выполнять, даже если они не приближают вас к поставленной цели. Сюда относится временное выполнение обязанностей другого сотрудника, который ушел в отпуск или на больничный, устранение внезапно возникших неполадок (например, вода из стиральной машины затопила соседей). Подобные дела только отвлекают от работы и не дают сконцентрироваться на главном. Увы, ни один человек не застрахован от их появления.

Дела данной группы не приносят человеку никакой практической пользы. К ним можно отнести:

• бесцельное хождение по магазинам «просто посмотреть», хотя в действительности вам ничего не нужно – просто хотите улучшить настроение;
• бесцельное чтение интернет-страничек – развлекательное, но абсолютно бесполезное;
• зависание в аське и других месседжерах;
• компьютерные игры;
• долгие телефонные разговоры;
• просмотр телешоу, развлекательных программ, музыкального канала; бесцельное переключение каналов, когда вы по чуть-чуть смотрите все подряд;
• чтение анекдотов, забавных историй, разгадывание кроссвордов и другие хронофаги.

Дела данной категории не приносят человеку никакой пользы, однако они очень приятны. Главная рекомендация специалистов по тайм-менеджменту сводится к тому, чтобы уделять данным делам как можно меньше времени или использовать их для кратковременного отдыха между выполнением важных дел. К сожалению, немало людей начинают свой рабочий или выходной день с этих занятий, нерационально растрачивая свой утренний заряд энергии.

• Чтобы действовать рационально, отмечайте задачи из списка дел в ежедневнике буквами А, В, С и D.

• Старайтесь сосредоточиться на делах из группы В. Разумеется, если возникает необходимость, выполняйте задачи из группы А, но старайтесь избегать такого положения дел – чтобы оно не стало «хроническим».

• Определитесь со своими долгосрочными целями. Возможно, дела, которые важны для вашего руководства, не являются таковыми для вас. И наоборот.

• Не пытайтесь разорваться и успеть все. Постарайтесь концентрироваться на одной поставленной в данный момент задаче. Уберите со стола все документы и другие бумаги, которые могут вам мешать. Выключите аську. Игнорируйте поминутные предложения коллег «перекурить» или выпить кофейку. Научитесь отказывать, особенно в те моменты, когда вы действительно заняты.

Автор: Марина Тумовская