План работы на неделю

План работы на день – это отличный инструмент, чтобы держать себя в тонусе и двигаться в выбранном направлении, однако он не дает общего обзора дел. Гораздо эффективнее сверять план на день с планом на неделю.

Для оптимальных изменений. Например, вам нужно завершить какой-то проект или вид работ к пятнице. Вы равномерно расписали задачу по дням – по крупному куску на каждый день. Однако случилось так, что, допустим, в среду вы справились с запланированным куском быстро, потому что часть рутинной работы «волшебным образом» отпала. Что делать дальше? Отдыхать? Очевидно, что это неразумно. Взглянув в план четверга, вы можете напомнить себе о завтрашнем объеме работы и сделать часть его сегодня, существенно облегчив себе завтрашний день. Пятничную работу, таким образом, можно сдвинуть на четверг, превратив пятницу в «легкий» день, каким он, собственно, и должен быть. Кроме того, вам может потребоваться какой-то период времени для общей оценки и проверки выполненной работы. Вы сможете спокойно, не торопясь, сделать это в пятницу.

Для перспективного видения. Руководствоваться принципом здесь и сейчас хорошо, но выполняя работу, очень важно иметь возможность масштабно взглянуть на задачи недели. План позволяет оценить, что сделано, что предстоит сделать. Такой взгляд не только позволяет заглядывать в будущее, видя перспективы и возможности, но и повышает мотивацию.

Для рационального планирования. Понятно, что в плане недели выделены основные направления, шаги и задачи, над которыми предстоит работать. Вам придется вносить новые задачи, встречи, звонки. Когда наступает этот момент, перед глазами возникают многочисленные образы деловых людей из американских фильмов, которые открывают свои ежедневники и смотрят именно в план на неделю: «Давайте встретимся во вторник во время ланча. Вам удобно?».

Список – это не план! Многие люди ошибочно заменяют план простым списком дел. Однако такие списки – это не «карта города», а что-то вроде топа достопримечательностей, которые стоит посетить. План должен, во-первых, учитывать приоритетность дел. В нем должны быть выделены самые важные, первостепенные задачи, задачи средней важности и не очень значительные задачи, от невыполнения которых никто особо не пострадает. Во-вторых, план должен учитывать, сколько времени нужно на выполнение каждой задачи. Если у вас на день две крупных задачи, одна из которых потребует шесть часов, а вторая - два, вписывать больше не имеет смысла. Нужно признаться себе, что выполнить больше просто не получится и смириться с этим.

Отсутствие сформулированных этапов. Планируя в пределах недели, многие люди формулируют задачи, используя глаголы несовершенного вида. Например, «писать статью», «вносить сайты в каталог». Такая формулировка не только не вносит ясности, но и отбивает всю охоту работать, поскольку задание кажется «бесконечным». Именно поэтому специалисты по тайм-менежменту всегда советуют использовать метод ломтиков салями. Дробление дела на более мелкие этапы позволяет видеть перед собой более четкие задачи и быстрее добиваться их завершения. Таким образом, правильно формулировать задачи следующим образом: не «писать статью», а «придумать подпункты в статье», «написать первый подпункт о…», «написать вступление и заключение» и т.д. Внесение сайтов в каталог можно сформулировать так: «Внести сайты в раздел такой-то».

Идти на опережение. К сожалению, большинству людей свойственно откладывать выполнение дел на «последний момент». Если на работу дан месяц, скорее всего, она начнет активно выполняться лишь в последнюю неделю. Если дано три дня, то первый из них наверняка будет объявлен внутренним прокрастинатором «выходным» и т.д. Надо ли говорить, что действуя подобным образом, человек сам себя ввергает в стрессовое состояние?..

Однако это еще не все. Нужно помнить о том, что обстоятельства могут измениться в любой момент. Например, вам дали пять дней на написание сложной и длинной статьи, и вы наивно полагаете, что эти пять дней будут у вас в чистом виде. Но кто может предсказать, что случится завтра? Во-первых, вам могут незапланированно подкинуть какую-то срочную работу (кровь из носа взять интервью у вип-персоны, которая согласилась на встречу только вот в этот день и никогда больше; написать рекламную статью), и где будут ваши пять дней? Или (никто из нас не железный) в последний день вас может свалить простуда? Или (найдем приятный повод) в город всего на денек прилетает ваша лучшая подруга по институту, которую вы не видели несколько лет (и именно в тот последний денек, на который вы скинули почти весь объем работы). Поэтому к любой работе лучше относиться так, как будто она очень срочная, и браться за нее нужно сразу же, как только у вас есть время. Потом вы сами себе спасибо скажете, потому что жизнь настолько непредсказуема, что покой нам только снится.

• Тайм-менеджмент для женщин, женская социальная сеть myJulia.ru